Datos de trabajadores y la Ley 21.719: derechos y obligaciones

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Si eres empleador en Chile, probablemente recopilas datos de tus trabajadores todos los días: nombres, RUN, domicilios, cuentas bancarias, historiales médicos, evaluaciones de desempeño. Pero aquí viene lo importante: la Ley 21.719 de Protección de Datos Personales también protege a tus empleados. No es lo mismo recopilar datos necesarios para la relación laboral que almacenar información sobre sus afiliaciones políticas o monitorear cada correo que envían. En este artículo te explicamos qué puedes recopilar, qué está prohibido, cómo respetar los derechos ARCO de tus trabajadores y cuánto tiempo debes guardar esos datos.

Qué datos puedes recopilar de un empleado (y cuáles son "necesarios")

La Ley 21.719 permite recopilar datos personales de trabajadores, pero solo si son adecuados, relevantes y necesarios para la relación laboral. En la práctica, esto significa:

• Datos identificatorios: nombre, RUN, domicilio, teléfono, correo personal.
• Datos laborales: cargo, departamento, fecha de ingreso, salario, AFP, Isapre, contrato de trabajo.
• Datos médicos (si son necesarios): certificados de aptitud, resultados de exámenes ocupacionales obligatorios por ley, información de licencias médicas justificadas por el rol.
• Datos de desempeño: evaluaciones, asistencia, productividad (siempre que sean proporcionadas y documentadas).

La clave está en el principio de proporcionalidad. Si un trabajador postula como contador, puedes solicitar referencias de empleadores anteriores. Si postula como reponedor, no necesitas un historial crediticio completo.

Datos prohibidos: afiliación sindical, opiniones políticas y otros

La Ley 21.719 prohíbe expresamente recopilar y procesar ciertos datos sin consentimiento informado del trabajador:

• Afiliación sindical: No puedes almacenar ni utilizar información sobre si un empleado es miembro de un sindicato. Incluso si lo sabes, no la guardes en un archivo.
• Opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas: A menos que sean directamente relevantes para el rol (por ejemplo, un docente de educación cívica). Y aun así, necesitas consentimiento expreso.
• Datos genéticos o biométricos (sin consentimiento): Si usas reconocimiento facial o huella dactilar para control de asistencia, debes obtener consentimiento previo y documentarlo.
• Datos sensibles sobre salud mental o antecedentes penales: Solo si la ley lo exige (como para ciertos trabajos) y con justificación documentada.

Ejemplo real: Una empresa no puede rechazar a un candidato porque descubrió que es miembro de un partido político específico, ni puede guardar esa información en su expediente. Si lo hace, viola la Ley 21.719.

Monitoreo, vigilancia y privacidad del trabajador

Aquí las empresas cometen muchos errores. Sí, puedes monitorear aspectos laborales, pero no de cualquier forma:

• Correo corporativo: Puedes revisar el contenido de correos de trabajo (son activos de la empresa). Pero no correos personales, aunque se usen en computadores de la empresa.
• GPS en vehículos: Permitido si es un vehículo de la empresa y se usa solo para fines laborales. Pero debes informar al trabajador y documentar la justificación.
• Cámaras de vigilancia: Sí en espacios comunes (recepción, bodega). No en baños, camarines o espacios privados. Debe haber aviso visible.
• Monitoreo de productividad: Puedes usar software que mida tareas completadas, pero no software que tome capturas de pantalla cada minuto sin consentimiento documentado.

La regla de oro: toda vigilancia debe ser proporcional, informada y documentada. No es "vigilancia justa" por sorpresa.

Derechos ARCO del trabajador frente al empleador

Los empleados tienen los mismos derechos que cualquier titular de datos:

• Acceso (A): Pueden solicitar una copia de todos sus datos. Tienes 10 días para responder.
• Rectificación (R): Si hay datos incorrectos (salario mal registrado, cargo erróneo), deben ser corregidos en máximo 10 días.
• Cancelación (C): Pueden solicitar la eliminación de datos innecesarios o que violen la ley.
• Oposición (O): Pueden oponerse a ciertos tratamientos, como enviar su CV a otras empresas sin consentimiento.

Si un trabajador solicita sus datos y encuentras que has recopilado información prohibida (como afiliación sindical), debes admitirlo y eliminarla inmediatamente. Mentir o esconder información agravaría la infracción.

Datos de procesos de selección: qué guardar y por cuánto tiempo

Los datos de candidatos también están protegidos. Para candidatos no seleccionados, puedes guardar su información máximo un año (Art. 7, Ley 21.719). Después, debes eliminarla o anonimizarla, salvo que haya consentimiento para usar el CV en futuras convocatorias.

Para empleados seleccionados, los datos de selección (CV, referencias, tests psicológicos) forman parte del expediente laboral y se rigen por los plazos generales.

Datos de ex-empleados: tiempo de conservación

Aquí la ley es clara: debes conservar los datos de ex-empleados solo mientras sea necesario para fines laborales, tributarios y legales. En la práctica:

• Datos tributarios y previsionales: 5-6 años (por normativa tributaria y previsional).
• Datos de demandas laborales: Mientras esté vigente el plazo de prescripción (hasta 3 años después del término).
• Datos no necesarios (como evaluaciones de desempeño): Puedes eliminarlos después de 1-2 años post-término.

Después de estos plazos, debes eliminar o anonimizar los datos. Guardar el expediente completo de un ex-empleado "por si acaso" viola la Ley 21.719.

En conclusión

La Ley 21.719 cambia la forma en que las empresas gestionan datos de trabajadores. Ya no es suficiente "tener por tener" información